Λογιστικά για Ελεύθερους Επαγγελματίες

ΧΡΗΣΤΟΣ ΒΕΝΤΖΙΟΣ
πριν από 22 ώρες
διαβάστηκε 7 λεπτά

Η επιχειρηματικότητα είναι γεμάτη ευκαιρίες, αλλά η ζωή του ελεύθερου επαγγελματία είναι γεμάτη με έναν λαβύρινθο γραφειοκρατίας και φορολογικών υποχρεώσεων. Το να είσαι ελεύθερος επαγγελματίας σημαίνει ότι έχεις πολύ περιορισμένο χρόνο, και μέσα σε αυτό το χρόνο θα πρέπει να είσαι και ο λογιστής, ο φοροτεχνικός και ο διαχειριστής των οικονομικών σου – εκτός αν επιλέξεις τον σωστό συνεργάτη.

Το άρθρο αυτό αποτελεί τον πιο πλήρη και ενημερωμένο οδηγό για τα λογιστικά για ελεύθερους επαγγελματίες. Αν είσαι ένας νέος επαγγελματίας που κάνει τώρα την έναρξη ατομικής επιχείρησης ή ένας έμπειρος που ψάχνει απαντήσεις εδώ θα βρεις όλα όσα χρειάζεσαι.

Πρώτα Βήματα: Έναρξη Επαγγέλματος & Βιβλία

Πριν εκδόσεις το πρώτο σου τιμολόγιο, πρέπει να έχεις ρυθμίσει τις βάσεις.

Έναρξη Ατομικής Επιχείρησης

Έναρξη ατομικής επιχείρησης είναι η δήλωση έναρξης εργασιών στην Εφορία (Δ.Ο.Υ.) και το Γ.Ε.ΜΗ. (όπου απαιτείται). Ως ελεύθερος επαγγελματίας, τηρείς συνήθως Απλογραφικά Βιβλία (ΕΣΟΔΑ-ΕΞΟΔΑ). Αυτό σημαίνει ότι καταχωρείς μόνο τα έσοδα και τα έξοδα σου χωρίς περαιτέρω περίπλοκες διαδικασίες.

ΚΑΔ: Ο Κωδικός Δραστηριότητας

Ο Κωδικός Αριθμός Δραστηριότητας (ΚΑΔ) καθορίζει το είδος των υπηρεσιών/προϊόντων που παρέχεις. Είναι σημαντικός γιατί επηρεάζει την υπαγωγή σου σε ΦΠΑ, την ένταξη σου σε προγράμματα και επιδοτήσεις (!!μεγάλη προσοχή στις επιδοτήσεις, καθώς συνήθως απαιτούν να έχεις τον σωστό ΚΑΔ πριν την έναρξη του προγράμματος), τις πιθανές φορολογικές απαλλαγές. Μην επιλέξεις βιαστικά. Ο λογιστής σου πρέπει να σε καθοδηγήσει στον σωστό ΚΑΔ, ώστε να μην έχεις προβλήματα μελλοντικά που μπορούν να σε βάλουν σε λανθασμένη φορολογία ή ακόμη και να σε περιορίσουν από επιδοτούμενα προγράμματα.

Στο λογιστικό μας γραφείο με μακροχρόνια εμπειρία στην έναρξη κάθε τύπου επιχείρησης, μπορούμε να σας καθοδηγήσουμε και να σας συμβουλεύσουμε στα πρώτα σας βήματα ως νέος επιχειρηματίας, αλλά και να αναλάβουμε την διαδικασία εξ ολοκλήρου.

Ηλεκτρονικά Βιβλία myDATA

Το myDATA είναι η πλατφόρμα της ΑΑΔΕ όπου πλέον καταχωρούνται όλα τα έσοδα και τα έξοδά σου σε πραγματικό χρόνο.

Τι πρέπει να στέλνεις στο myDATA;

Ως ελεύθερος επαγγελματίας, έχεις την υποχρέωση να διαβιβάζεις:

Τα Έσοδα/Τιμολόγιά σου: Άμεσα με την έκδοση (είτε μέσω προγράμματος τιμολόγησης είτε μέσω της εφαρμογής της ΑΑΔΕ).
Τα Έξοδά σου: Τα έξοδα που πραγματοποιείς πρέπει να "χαρακτηριστούν" στην πλατφόρμα. Ο χαρακτηρισμός αυτός είναι κρίσιμος για την ορθή φορολογική απεικόνιση και την διαμόρφωση του τελικού φόρου προς πληρωμή.

Τι είναι ο "Χαρακτηρισμός" των Εξόδων;

Ο χαρακτηρισμός είναι η διαδικασία που ενημερώνεις την ΑΑΔΕ αν ένα παραστατικό εξόδου (π.χ. τιμολόγιο από προμηθευτή) είναι μία δαπάνη , ή αγορά εμπορεύματος, παγίου ή λήψη υπηρεσίας. Επίσης ενημερώνεις την ΑΑΔΕ αν το εν λόγω παραστατικό συμμετέχει στον ΦΠΑ ή όχι .

Πρέπει να στέλνω εγώ όλα τα έξοδα; Όχι, τα τιμολόγια εξόδων τα στέλνει ο εκδότης τους (ο προμηθευτής σου). Εσύ, μέσω του λογιστή σου, πρέπει μόνο να χαρακτηρίσεις τα έξοδα αυτά και να στείλεις τις αποδείξεις λιανικής , που δεν στέλνονται από τον εκδότη (πχ. απόδειξη καυσίμων) .

Φορολογία Εισοδήματος: Πώς Υπολογίζεται ο Φόρος σου

Ο φόρος σου υπολογίζεται με βάση το καθαρό σου κέρδος, το οποίο προκύπτει από τα Έσοδα μείον τα Εκπιπτόμενα Έξοδα.

Φορολογική Δήλωση Ε3

Η δήλωση Ε3 είναι η βάση της φορολογίας σου. Εκεί καταχωρούνται αναλυτικά τα έσοδα, τα έξοδα, οι αποσβέσεις και τα καθαρά σου κέρδη.

** ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΕΞΑΙΡΕΣΗ - ΤΕΚΜΑΡΤΗ ΦΟΡΟΛΟΓΗΣΗ (Τελευταίες Νομοθετικές Αλλαγές):

Πρέπει να λάβεις υπόψη σου τις πρόσφατες αλλαγές (π.χ. Νόμος 5073/2023) που καθιέρωσαν ένα τεκμαρτό ελάχιστο εισόδημα για τους ελεύθερους επαγγελματίες (με εξαιρέσεις). Αυτό σημαίνει ότι ο φόρος σου θα υπολογιστεί με βάση:

Είτε το πραγματικό σου καθαρό κέρδος.
Είτε το τεκμαρτό ελάχιστο κέρδος (που εξαρτάται από τον κατώτατο μισθό, τα έτη δραστηριότητας, το κόστος μισθοδοσίας και τον τζίρο σου).

Θα φορολογηθείς με το μεγαλύτερο από τα δύο ποσά. Για ακριβή υπολογισμό απαιτείται εξειδικευμένη λογιστική συμβουλή.

Φορολογική Κλίμακα Ελευθέρων Επαγγελματιών

Το καθαρό σου κέρδος φορολογείται με την ακόλουθη κλίμακα (Υπάρχουν σημαντικές μειώσεις για τους νέους έως 30 ετών, γονείς και οικογένειες – αναλυτικά οι κλίμακες φορολόγησης για το 2026 εδώ):

Εισόδημα (ευρώ)	Φορολογικός Συντελεστής
Έως 20.000	9%
10.001 – 20.000	20%
20.001 – 30.000	26%
30.001 – 40.000	34%
40.001 – 60.000	39%
Άνω των 40.000	44%

Τα Εκπιπτόμενα Έξοδα

Η σωστή διαχείριση των εξόδων είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να μειώσεις τον φόρο σου.

Ποια Έξοδα Εκπίπτουν;

Γενικά, εκπίπτουν οι δαπάνες που πληρούν τρεις προϋποθέσεις σωρευτικά (σύμφωνα με τον ΚΦΕ):

Εξυπηρετούν τους σκοπούς της επιχείρησης ή συνδέονται με τη συνήθη εμπορική σου δραστηριότητα.
Τεκμηριώνονται με νόμιμα παραστατικά (Τιμολόγια) που έχουν διαβιβαστεί στο myDATA.
Δεν απαγορεύονται ρητά από τον νόμο (π.χ. πρόστιμα, δαπάνες για παράνομες πράξεις).

Παραδείγματα Εκπιπτόμενων Δαπανών:

Μίσθωμα του επαγγελματικού σου χώρου (ή μέρος του μισθώματος/εξόδων κατοικίας αν είναι έδρα).
Τηλεφωνία/Ίντερνετ/Ρεύμα/Νερό (ανάλογα με το ποσοστό επαγγελματικής χρήσης).
Προμήθειες και υπηρεσίες τρίτων (π.χ. λογιστής, δικηγόρος, γραφίστας, προγραμματιστής).
Δαπάνες για επαγγελματικά ταξίδια και γεύματα
Αγορές εμπορευμάτων ή αναλωσίμων που χρησιμοποιούνται για την παροχή της υπηρεσίας/πώλησης.
Δαπάνες marketing και διαφήμισης (Google Ads, Meta Ads κ.λπ.).
Αποσβέσεις του εξοπλισμού σου (υπολογιστής, έπιπλα, λογισμικό) – γίνεται με συγκεκριμένο τρόπο και χρονικό ορίζοντα.
Ασφαλιστικές εισφορές ΕΦΚΑ (εκπίπτουν ολόκληρες).

Προσοχή! Οι δαπάνες πρέπει να είναι "προς το συμφέρον" της επιχείρησής σου. Ένα ταξίδι στο εξωτερικό εκπίπτει αν μπορεί να τεκμηριωθεί επαγγελματικός σκοπός (π.χ. συνέδριο, συνάντηση πελατών), αλλά όχι αν είναι απλές διακοπές.

Προσοχή!! Τα έξοδα που αναφέρθηκαν μπορεί να επιτρέπεται να μειώσουν τον τζίρο σου αλλά δε συμμετέχουν όλα στον ΦΠΑ, όπως τα έξοδα ταξιδίων και γευμάτων, τα μισθώματα , ο ΕΦΚΑ , οι αποσβέσεις κ.α.

Φόρος Προστιθέμενης Αξίας (ΦΠΑ)

Πότε υποχρεούσαι να ενταχθείς σε καθεστώς ΦΠΑ;

Υποχρεωτική ένταξη: Αν ο τζίρος σου ξεπεράσει τα 10.000€ (το όριο απαλλαγής) σε ένα έτος.
Εκούσια ένταξη: Μπορείς να επιλέξεις να υπαχθείς νωρίτερα, αν συναλλάσσεσαι με επιχειρήσεις που ζητούν ΦΠΑ ή αν έχεις πολλά έξοδα με ΦΠΑ (ώστε να το εκπίπτεις).
Εξαιρέσεις: Ορισμένες επαγγελματικές δραστηριότητες (π.χ. ιατροί, εκπαιδευτικοί) είναι απαλλασσόμενες από ΦΠΑ.

Πώς λειτουργεί ο ΦΠΑ;

Ο ΦΠΑ είναι ένας φόρος, δεν αποτελεί ούτε έσοδο ούτε έξοδο για την επιχείρηση σου

ΦΠΑ Εξόδου : Ο ΦΠΑ που πληρώνεις στους προμηθευτές σου.

ΦΠΑ Εσόδου : Ο ΦΠΑ που εισπράττεις από τους πελάτες σου.

Κάθε μήνα/τρίμηνο, υποβάλλεις τη δήλωση ΦΠΑ και πληρώνεις στη Δ.Ο.Υ. τη διαφορά.

Αν το αποτέλεσμα είναι αρνητικό (π.χ. είχες πολλά έξοδα με ΦΠΑ), έχεις πιστωτικό υπόλοιπο που είτε μεταφέρεται στην επόμενη περίοδο είτε μπορείς να ζητήσεις την επιστροφή του.

Αν, αντιθέτως, τα έσοδα σου με ΦΠΑ υπερβαίνουν των εξόδων με ΦΠΑ, αυτό σημαίνει ότι έχεις χρεωστικό υπόλοιπο , το οποίο και πρέπει να πληρώσεις.

Ασφαλιστικές Υποχρεώσεις: ΕΦΚΑ

Ως ελεύθερος επαγγελματίας, η ασφάλισή σου γίνεται μέσω του ΕΦΚΑ (Ενιαίος Φορέας Κοινωνικής Ασφάλισης) και οι εισφορές είναι υποχρεωτικές. Επιλέγεις μία από τις ασφαλιστικές κατηγορίες που προβλέπονται. Το ύψος της μηνιαίας εισφοράς είναι σταθερό και έχεις το δικαίωμα να αλλάξεις κατηγορία μία φορά τον χρόνο. Οι ασφαλιστικές εισφορές που πληρώνεις στον ΕΦΚΑ εκπίπτουν εξ ολοκλήρου από το φορολογητέο σου εισόδημα, μειώνοντας έτσι τον φόρο.

Φορολογούμενος με “μπλοκάκι”

Αν παρέχεις υπηρεσίες (συγκεκριμένες υπηρεσίες που θεωρούνται ελευθέρια επαγγέλματα, όπως μηχανικός, δικηγόρος, γεωπόνος κ.α.) με έδρα το σπίτι σε μέχρι 3 πελάτες, ή εάν είναι περισσότεροι θα πρέπει το 75% των εσόδων να προέρχεται από έναν και έχεις έγγραφες συμβάσεις μαζί τους, μπορείς να θεωρείσαι "μισθωτός" για φορολογικούς σκοπούς. Σε αυτήν την περίπτωση θα επωφελείσαι και με το αφορολόγητο του μισθωτού και η κλίμακα φορολογίας θα είναι η ίδια που προαναφέρθηκε. Στην περίπτωση που επιλέξεις να φορολογηθείς κατ’ αυτόν τον τρόπο, το μοναδικό έξοδο που επιτρέπεται να εκπέσεις για να μειώσεις τα κέρδη σου είναι οι ασφαλιστικές εισφορές, δηλαδή ο ΕΦΚΑ.

Παρακράτηση φόρου

Αυτό είναι ένα σύνθετο θέμα που συχνά μπερδεύει τους επαγγελματίες. Αν ανήκεις στα ελευθέρια επαγγέλματα τότε υποχρεούσαι για τιμολόγια άνω των 300€ (καθαρή αξία) να βάζεις παρακράτηση φόρου 20%. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι εσύ θα λάβεις αμοιβή μικρότερη (μειωμένη κατά το ποσό της παρακράτησης , το οποίο υπολογίζεται πάνω στην καθαρή αξία του τιμολογίου) και ότι ο πελάτης σου υποχρεούται να πληρώσει το ποσό της παρακράτησης στην εφορία. Αυτός ο παρακρατηθείς φόρος θεωρείται προκαταβολή για τον συνολικό σου φόρο στο τέλος του έτους. Επομένως, τον λαμβάνεις πίσω στην φορολογική σου δήλωση . Αν προκύψει να πληρώσεις φόρο, τότε το ποσό της παρακράτησης θα συμψηφιστεί με αυτόν, αν όμως δεν προκύψει φόρος τότε η παρακράτηση θα θεωρηθεί επιστροφή και θα την λάβεις στον τραπεζικό σου λογαριασμό, υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχεις άλλες οφειλές στην εφορία.

Η εφαρμογή αυτής της διάταξης είναι ιδιαίτερα ευαίσθητη και πρέπει να γίνεται με τη συμβουλή του λογιστή σου. Στο λογιστικό μας γραφείο, μπορούμε να σε βοηθήσουμε σε κάθε λεπτομέρεια.

Συχνές Ερωτήσεις για Ελεύθερους Επαγγελματίες

Πόσο φόρο θα πληρώσω συνολικά;

Ο συνολικός φόρος αποτελείται από το φόρο εισοδήματος και την προκαταβολή φόρου. Επειδή ο φόρος είναι κλιμακωτός, το τελικό σου ποσοστό είναι πάντα μικρότερο από τον ανώτατο συντελεστή που θα δεις στον πίνακα (π.χ. αν κερδίσεις 25.000€, θα πληρώσεις 9% για τα πρώτα 10.000€, 20% για τα επόμενα 10.000€ και 26% για τα τελευταία 5.000€).

Πρέπει να κρατάω φυσικά παραστατικά;

Αν και το myDATA ψηφιοποιεί τα πάντα, η νομοθεσία απαιτεί να διατηρείς τα παραστατικά (Τιμολόγια/Αποδείξεις) είτε σε φυσική είτε σε ψηφιακή μορφή (π.χ. σκαναρισμένα, PDF) για τουλάχιστον 5 χρόνια μετά τη λήξη της φορολογικής χρήσης. Αυτό είναι απαραίτητο σε περίπτωση φορολογικού ελέγχου.

Μπορώ να κάνω μόνος μου τα λογιστικά;

Θεωρητικά στην αρχή, ναι. Πρακτικά, όχι, αν θέλεις να είσαι ήσυχος και να αποφύγεις πρόστιμα. Επίσης, για κύκλο εργασιών 30.000 και άνω υπάρχει υποχρέωση υπογραφής του εντύπου Ε3 σου από πιστοποιημένο λογιστή. Η πολυπλοκότητα των myDATA, ΦΠΑ, ΕΦΚΑ και των συνεχών αλλαγών στη φορολογική νομοθεσία (ειδικά με την τεκμαρτή φορολόγηση) καθιστά τον λογιστή/φοροτεχνικό απαραίτητο συνεργάτη. Η αμοιβή του είναι μια εκπιπτόμενη επαγγελματική δαπάνη που αποσβένεται πολλαπλάσια από την αποφυγή λαθών και την εξοικονόμηση φόρου.

Η σωστή διαχείριση των λογιστικών για ελεύθερους επαγγελματίες δεν είναι απλώς μια υποχρέωση, αλλά ένα στρατηγικό εργαλείο. Μην αφήνεις τη γραφειοκρατία να εμποδίσει την ανάπτυξή σου. Επένδυσε στη σωστή λογιστική υποστήριξη και επικεντρώσου σε αυτό που κάνεις καλύτερα: την επιχείρησή σου.

Στο λογιστικό μας γραφείο, κατανοούμε την πολυπλοκότητα της διαχείρισης των φορολογικών υποχρεώσεων ενός ελεύθερου επαγγελματία και είμαστε εδώ για να σας προσφέρουμε ολοκληρωμένη υποστήριξη από την έναρξη της επιχείρησης μέχρι τη συμβουλευτική για την ανάπτυξή της. Πραγματοποιούμε ατομικές συναντήσεις, μέσω τηλεφώνου, zoom calls ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, προκειμένου να απαντήσουμε σε όλες σας τις ερωτήσεις και να παρέχουμε προσαρμοσμένες λύσεις για τις ανάγκες σας.